どの会社でも会議・打合せの類はあると思うが、そのうち議事録の作成が必須の企業はどれくらいあるのだろうか。
私は前職は部署によっては必須、現職は原則不要という整理とされている。
コンサルティングファームの新入社員が一番最初に任されるのが議事録の作成らしいが、たしかに仕事を円滑に進めるようになるための要素に溢れているので、私は自発的に自分の参照用に議事録を作成するようにしている。
議事録作成のメリットは大きく3つに分けられると思う。
①事前に論点が整理できる
②知識がつく
③決定事項・ToDo・ネクストアクションを漏らさずに把握できる
議事録は会議後に発行されるため、③の効果にばかり目が向けられがちだが、私のような新人にとっては①②も非常に重要である。
まず、会議前に議事録のドラフトを作成しておくことで、頭の中で論点を整理し、自分を含めた各参加者がどんなことを発言し、取引先・クライアントをどう誘導するかのイメージを持つことができる。
また、議事録を書き上げる作業は議論されている内容が理解できていないと不可能なので、会議中に出てきた業界用語や新しい知識を整理し、調べる作業を強制的に自分に課すことができる。
ということで、別に同僚やクライアントに見せる必要のない人でも、会議の直前にドラフトを作成しておき、その日のうちに議事録的なものを作ることをオススメする。他人に見せないものなので、体裁にそこまで拘る必要がなく、気楽に作ったらよい。
最近は参加する会議も増えてきて、土日に作業を回したくないので、業務後に飲み会に拉致されないよう、早めにパソコンを持ったまま帰宅して、議事録を当日中に作るタスクに精を出している。
おしまい
